Microsoft Outlook effectief gebruiken

Op de vraag "Wat is Microsoft Outlook?" Je zou kunnen zeggen dat het gewoon een e-mailapp is. Maar als u het alleen voor e-mail gebruikt, loopt uw team een krachtige tool voor tijdbeheer en samenwerking mis.

Outlook zit boordevol mogelijkheden voor planning, het delen van informatie en het delegeren en kan de software zijn die het werk van uw team naar een hoger niveau tilt. Als een app die u waarschijnlijk al heeft, betekent dit dat er geen technologische investering is om aanzienlijke efficiëntie te behalen.

Slimme leiders zullen het meeste uit Outlook halen en ervoor zorgen dat hun team alle beschikbare functies kent en weet hoe ze deze het beste in hun workflow kunnen integreren. Twee trefzekere manieren om dit te bereiken zijn door middel van Outlook-training en het maken van communicatierichtlijnen, of een document waarin het gebruik van Outlook en best practices voor communicatie wordt beschreven.

Wat gebeurt er als Outlook niet ten volle wordt gebruikt?

E-mail kan gekmakend zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Overweeg deze drie grote problemen in verband met e-mailgebruik:

• E-mailoverbelasting - E-mails komen elke dag in de inbox van werknemers terecht. Wanneer dat volume hoog wordt, kan dit leiden tot overbelasting van e-mail. Wanneer honderden of duizenden e-mails een inbox vullen, kan het reageren op berichten en het archiveren van berichten overweldigend zijn. Deze toestroom van correspondentie vermindert de productiviteit en kan leiden tot gemiste communicatie.

• Miscommunicatie - Verkeerde interpretatie van e-mailberichten als gevolg van onduidelijke taal of toon kan leiden tot misverstanden en conflicten. Teamleden krijgen mogelijk geen nauwkeurige instructies, waardoor onnauwkeurigheden met een werkproduct ontstaan, of ze kunnen zich gekleineerd voelen door een slecht geformuleerde aanpak. Bij het treffen van klanten kan miscommunicatie de klanttevredenheid verminderen of zelfs de banden met een ooit loyale klant verbreken.

• Beveiligingsrisico's - E-mail is vatbaar voor beveiligingsrisico's zoals phishing-aanvallen, malware en datalekken. Het klikken op kwaadaardige links of het downloaden van geïnfecteerde bijlagen kan gevoelige informatie in gevaar brengen en de reputatie van de organisatie schaden.

Richtlijnen voor Outlook-communicatie maken

Door samen met uw team richtlijnen op te stellen, worden de bovenstaande problemen verlicht en wordt uw werkgroep klaargestoomd voor succes. Dit geeft hen het kader om efficiënter te communiceren en te organiseren, en daardoor beter samen te werken. Verzamel uw team en bespreek en laat ze het eens worden over het volgende:

Urgentie van e-mail

• Stel vaste intervallen in voor het controleren van e-mails, zoals elke twee uur of vier keer per dag.

• Reserveer dringende zaken voor directe communicatie via telefoon of face-to-face interactie.

• Vermijd het gebruik van e-mails om consensus over zaken te zoeken

Gebruik e-mail spaarzaam

• Elimineer onnodige bevestigingsreacties zoals 'Bedankt'.

• Beperk het gebruik van cc tot alleen relevante ontvangers.

• Reserveer 'Antwoord op alles' voor gevallen waarin iedereen op de oorspronkelijke distributielijst het antwoord moet ontvangen.

• Gebruik geen e-mails om te brainstormen over ideeën; vraag in plaats daarvan mensen om hun gedachten toe te voegen aan een gedeelde werkruimte in Microsoft Teams of OneNote.

Selecteer de juiste communicatiemethode

• Gebruik het veld 'Aan:' voor ontvangers die actie of een antwoord nodig hebben.

• Gebruik het veld "Cc:" voor degenen die op de hoogte moeten blijven.

• Reserveer bedrijfsbrede communicatie voor platforms zoals online nieuwsbrieven en vermijd massale e-maildistributielijsten.

• Maak gerichte distributielijsten om ervoor te zorgen dat berichten alleen relevante personen bereiken.

E-mailonderwerpen wissen

• Maak onderwerpregels met trefwoorden voor snelle identificatie van berichten.

• Werk de onderwerpregel bij elk antwoord bij om de duidelijkheid te behouden.

Vermijd grote bijlagen

• Beperk het gebruik van bijlagen, met name voor grote bestanden die externe verbindingen vertragen.

• Overweeg om zo min mogelijk tekst rechtstreeks in e-mails te plakken en bijlagen te gebruiken voor lange tekst of documenten met veel afbeeldingen.

• Verken alternatieve methoden voor het overzetten van zeer grote bestanden, zoals Microsoft Teams

Neem e-mailetiquette in acht

• Voer spellingcontroles uit voordat u e-mails verzendt.

• Zorg ervoor dat berichten grammaticaal correct en gemakkelijk te begrijpen zijn.

• Houd e-mails kort en bondig.

• Vermijd het gebruik van hoofdletters, die woede of geschreeuw kunnen overbrengen.

• Gebruik geen grafische of rollende achtergronden om overbelasting en afleiding van de server te voorkomen.

• Houd de lengte van de e-mail aan op één pagina of minder en behandel slechts één onderwerp per e-mail.

Houd u aan het organisatiebeleid

• Onthoud u van het verzenden of opslaan van e-mails die discriminerende, lasterlijke, intimiderende of obscene inhoud bevatten.

• Begrijp dat elektronische communicatie niet volledig privé is en toegankelijk is voor de organisatie.
  

Hoe Microsoft Outlook-training van uw team supersterren maakt

Nadat uw team deze knelpunten voor e-mail heeft besproken, is het tijd om uw communicatierichtlijnen te formuleren. Gebruik deze informatie en maak een gemakkelijk scanbaar en begrijpelijk document dat wordt opgeslagen op een plaats die op elk moment toegankelijk is voor alle werknemers.

Bij Priority Management helpen we teams bij het stroomlijnen van hun werkprocessen, waaronder e-mail en communicatie. We werken samen met teams en individuen om meer te weten te komen over hun werkstijlen en best practices te formuleren en trainingen samen te stellen om hun werkgewoonten te verbeteren.

We houden ons bezig met gedragsverbeteringen door blijvende positieve veranderingen te creëren in de manier waarop succesvolle mensen werken. En we doen het al meer dan veertig jaar over de hele wereld.

Lees hier meer over onze Outlook-training en bekijk hier al onze cursussen.

-

Priority Management is een wereldwijd trainingsbedrijf met 55 kantoren in 15 landen. We hebben met succes meer dan twee miljoen afgestudeerden opgeleid in Priority-workshops. Onze programma's helpen bedrijven en mensen effectiever te zijn en hun workflow binnen en buiten kantoor te beheren door tools, processen en discipline te bieden. Simpel gezegd - een betere manier om te werken! Klanten variëren van Fortune 500-bedrijven, kleine tot middelgrote bedrijven en overheids-/militaire medewerkers.

Klik hier voor meer informatie over hoe Priority u en uw team kan helpen slim te werken, essentiële managementvaardigheden te ontwikkelen en de competenties om.... Maak het leven en werk beter en gelukkiger!