Hoe multitasking (ook bekend als taakhoppen) u minder efficiënt maakt

In de huidige werkcultuur is het gebruikelijk om met meerdere taken te jongleren. Velen geloven dat multitasking de productiviteit kan verhogen, maar onderzoek toont anders aan. Ook bekend als taakhoppen, wat betekent dat je vaak tussen taken moet schakelen, is een productiviteitsvalkuil die je efficiëntie en output aanzienlijk kan belemmeren.

Taakhoppen begrijpen

Taakhoppen, of contextwisseling, vindt plaats wanneer u uw focus vaak verschuift van de ene taak naar de andere. Hoewel het lijkt alsof je meer gedaan krijgt, is de realiteit precies het tegenovergestelde. Elke keer dat je van taak wisselt, hebben je hersenen tijd nodig om zich aan te passen, wat kan leiden tot cognitieve vermoeidheid en verminderde productiviteit.

De wetenschap achter multitasking

Studies hebben aangetoond dat multitasking de productiviteit met maar liefst 40% kan verminderen. Wanneer je van taak wisselt, moeten je hersenen zich heroriënteren op de nieuwe activiteit, die tijd en energie kost. Dit fenomeen treedt op omdat onze hersenen niet zijn ontworpen om meerdere taken tegelijk uit te voeren.

In plaats daarvan presteren ze het beste wanneer ze zich op één taak tegelijk concentreren. Niet alle multitaskers kunnen hier immers op Tom lijken:

De negatieve effecten van taakhoppen

1. Verminderde focus: Elke keer dat je van taak wisselt, wordt je concentratie verstoord. Het duurt gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om opnieuw scherp te stellen op de oorspronkelijke taak, wat leidt tot aanzienlijk tijdverlies.

   
   

2. Verhoogde fouten: De cognitieve belasting van taakhoppen verhoogt de kans op fouten. Als je niet volledig gefocust bent, kunnen details door de mazen van het net glippen, wat resulteert in fouten die kostbaar kunnen zijn om op te lossen.

   
   

3. Hogere stressniveaus: Constant van taak wisselen kan stress en angst vergroten. Het gevoel een taak nooit volledig af te maken kan overweldigend en mentaal uitputtend zijn.

   
   

4. Verminderde kwaliteit van het werk: Wanneer u uw aandacht over meerdere taken verdeelt, kan de kwaliteit van uw werk eronder lijden. Taken kunnen worden voltooid, maar niet naar beste vermogen.

Strategieën om taakhoppen tegen te gaan

Taken prioriteren: Begin uw dag met het opsommen van taken in volgorde van belangrijkheid. Concentreer u op het voltooien van taken met een hoge prioriteit voordat u verder gaat met minder kritieke taken. Het gebruik van tools zoals de Eisenhower Matrix kan u helpen onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken, zodat u zich kunt concentreren op wat er echt toe doet.

Tijdsblokken: Wijs specifieke tijdsblokken toe voor verschillende taken. Concentreer u tijdens deze periodes uitsluitend op de toegewezen taak en vermijd afleiding. Besteed bijvoorbeeld de eerste twee uur van je werkdag aan diep werk, vrij van vergaderingen en onderbrekingen. Voorbeeld:

• 09:00 - 11:00 uur: Diep werk - Concentreer u op taken met een hoge prioriteit, zoals het schrijven van rapporten of het ontwikkelen van een presentatie.

• 11:00 - 11:30 uur: Pauze - Maak een korte wandeling of eet een hapje.

• 11:30 - 13:00 uur: Vergaderingen - Woon geplande vergaderingen bij en beantwoord e-mails.

Stel grenzen: Beperk onderbrekingen door grenzen te stellen met collega's en tools zoals de modus "Niet storen" op apparaten te gebruiken. Informeer anderen over uw focustijden om onderbrekingen tot een minimum te beperken. Het creëren van een signaal, zoals het dragen van een koptelefoon, kan aan anderen aangeven dat u zich in een geconcentreerde werkmodus bevindt.

Je zou zelfs een leuk bord kunnen ophangen met de tekst: "Ik ben in de zone! Houd alsjeblieft met je briljante ideeën vast tot ik klaar ben met het redden van de wereld!"

Neem pauzes: Regelmatige pauzes kunnen helpen de focus te behouden en cognitieve vermoeidheid te verminderen. Gebruik technieken zoals de Pomodoro-techniek, waarbij je 25 minuten werkt en een pauze van 5 minuten neemt. Deze methode kan helpen de concentratie en productiviteit gedurende de dag te behouden.

Gadgets opbergen: Minimaliseer afleiding door gadgets buiten bereik te houden tijdens focusperiodes.

Een van de trends van vandaag is het gebruik van je telefoon om time-lapse-video's van jezelf te maken terwijl je aan het werk bent. Dit houdt niet alleen de telefoon bezig, maar biedt ook een visueel overzicht van de productiviteit, waardoor de verleiding om het apparaat te gebruiken voor niet-werkgerelateerde activiteiten wordt verkleind.

Ruim uw werkruimte op: Een rommelige werkruimte kan leiden tot een rommelige geest. Organiseer je bureau en digitale werkplek om afleiding tot een minimum te beperken en het gemakkelijker te maken om je op één taak tegelijk te concentreren.

Gebruik technologie verstandig: Gebruik productiviteitstools die uw efficiëntie kunnen verbeteren. Microsoft OneNote is bijvoorbeeld een uitstekend hulpmiddel voor het organiseren van taken en notities.

Maak aparte notitieboeken voor verschillende projecten, gebruik tags om taken te categoriseren en stel herinneringen in om op schema te blijven. De integratie van OneNote met andere Microsoft Office-tools zorgt voor naadloos beheer van uw taken en notities, zodat u zich kunt concentreren en georganiseerd kunt blijven.

Mindfulness en meditatie: Het beoefenen van mindfulness en meditatie kan je concentratievermogen verbeteren en de verleiding om taken te hoppen verminderen. Technieken zoals diep ademhalen en visualisatie kunnen helpen de geest te kalmeren en de concentratie te verbeteren.

Merk het verschil en beloon jezelf

Naarmate je tijdblokken gaat gebruiken en je op één taak tegelijk concentreert, zul je waarschijnlijk zien dat je dingen sneller gedaan krijgt, minder fouten maakt en je minder gestrest voelt. Neem even de tijd om na te denken over hoe deze veranderingen uw productiviteit beïnvloeden en hoeveel meer u van uw werk geniet.

Het is een goed idee om een aantal doelen voor jezelf te stellen en jezelf te belonen wanneer je ze bereikt. Trakteer jezelf op een lekker hapje, plan een leuk uitje of neem de tijd om iets te doen wat je leuk vindt. Je verdient het!

Ervaar de impact met Priority Management

Bij Priority Management zijn we gespecialiseerd in het verhogen van de productiviteit en efficiëntie op de werkplek. In de afgelopen 40 jaar hebben onze trainingen invloed gehad op meer dan 2.500 bedrijven en 32.500 individuen wereldwijd. Alleen al vorig jaar hebben meer dan 55 nieuwe bedrijven en 343 personen onze effectiviteitsvragenlijst ingevuld. De resultaten spreken voor zich: gemiddeld wonnen de deelnemers elke dag +54 minuten productieve tijd.

Klaar om uw productiviteit te transformeren? Neem contact met ons op om te leren hoe onze op maat gemaakte trainingsprogramma's u en uw team kunnen helpen opmerkelijke resultaten te behalen.

Teveel te doen en niet genoeg tijd?

Als je takenlijst eindeloos is en je het gevoel hebt dat er niet genoeg tijd in een dag is om bij te blijven, bekijk dan onze video:

Bron: Priority Management New Zealand

-

Priority Management is een wereldwijd trainingsbedrijf met 55 kantoren in 15 landen. We hebben met succes meer dan twee miljoen afgestudeerden opgeleid in Priority-workshops. Onze programma's helpen bedrijven en mensen effectiever te zijn en hun workflow binnen en buiten kantoor te beheren door tools, processen en discipline te bieden. Simpel gezegd - een betere manier om te werken! Klanten variëren van Fortune 500-bedrijven, kleine tot middelgrote bedrijven en overheids-/militaire medewerkers.

Klik hier voor meer informatie over hoe Priority u en uw team kan helpen slim te werken, essentiële managementvaardigheden te ontwikkelen en de competenties om.... Maak het leven en werk beter en gelukkiger!