Microsoft Teams is een ongelooflijk veelzijdige tool, maar veel organisaties staan nog maar aan het begin van de mogelijkheden. Hoewel Teams algemeen wordt erkend voor het faciliteren van online vergaderingen en chats, reikt het potentieel ervan veel verder dan deze basisfuncties. Wanneer Microsoft Teams volledig wordt gebruikt, kan het de interne communicatie vereenvoudigen, het documentbeheer stroomlijnen, vergaderingen productiever maken en de productiviteit in het algemeen verbeteren. Dit doet u als volgt:
Vereenvoudig de communicatie
Een van de belangrijkste voordelen van Microsoft Teams is de mogelijkheid om interne communicatie te versnellen en het volume van interne e-mails te verminderen. Door gesprekken te verschuiven van e-mail naar Teams-berichten, kunnen organisaties efficiëntere en beter georganiseerde communicatie bevorderen. Teams Posts maken threaded gesprekken mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om discussies en beslissingen bij te houden. Ondertussen moet Chat worden gereserveerd voor kortetermijnberichten, zodat meer substantiële gesprekken gemakkelijk te vinden en te volgen zijn.
Stroomlijn documentbeheer
Een ander groot voordeel van Microsoft Teams is de centralisatie van het archiveren van documenten. Door alle gedeelde bestanden binnen Teams op te slaan, kunnen organisaties ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de nieuwste versies. Deze praktijk helpt ook bij het bijhouden van versiegeschiedenissen, omdat bestanden een consistente naam hebben en op één locatie worden opgeslagen. Deze aanpak bespaart veel tijd die momenteel verloren gaat bij het zoeken naar bestanden. Het vermindert ook het risico op fouten en verwarring die kunnen ontstaan door het delen van meerdere versies van documenten via e-mail.
Maak vergaderingen productief
Microsoft Teams kan vergaderingen ook productiever maken door Teams te gebruiken om vergadernotities en acties in realtime vast te leggen. Deze notities en taken zijn voor iedereen zichtbaar, wat de transparantie en verantwoording bevordert en alle deelnemers in staat stelt om op één lijn te zitten. Wanneer iedereen zich ertoe verbindt de status van zijn taken bij te werken, ontstaat er een duidelijk beeld van de voortgang en verantwoordelijkheden, waardoor vergaderingen tastbare resultaten opleveren.
Het belang van richtlijnen
Om de kracht van Microsoft Teams echt te benutten, is het cruciaal voor organisaties om duidelijke richtlijnen op te stellen en na te leven. Consistentie is essentieel om ervoor te zorgen dat alle teamleden Teams effectief gebruiken. Richtlijnen moeten bijvoorbeeld het gebruik van berichten voor interne berichten specificeren en Chat alleen voor kortetermijncommunicatie. Richtlijnen moeten ook het belang benadrukken van het opslaan van alle gedeelde bestanden in Teams en het behouden van consistente bestandsnamen. Bovendien moeten richtlijnen het real-time vastleggen van notulen en acties van vergaderingen aanmoedigen, met een toezegging van iedereen om taken up-to-date te houden.
WorkingSmart® met Microsoft TEAMS
Bij Priority Management zetten we ons in om organisaties te helpen het volledige potentieel van Microsoft Teams te ontsluiten. Na onze cursus WorkingSm@rt® met Microsoft TEAMS werken we samen met organisaties om op maat gemaakte richtlijnen te ontwikkelen die effectieve samenwerking en productiviteit bevorderen. Onze cursus is ontworpen om de manier waarop teams samenwerken te transformeren, waardoor kostbare tijd vrijkomt voor andere belangrijke taken.
Door de mogelijkheden van Microsoft Teams volledig te omarmen en zich te committeren aan consistent gebruik van overeengekomen richtlijnen, kunnen organisaties hun interne communicatie, documentbeheer en vergaderproductiviteit aanzienlijk verbeteren.
Het resultaat? Een efficiëntere, georganiseerdere en productievere werkplek.
-
Priority Management is een wereldwijd trainingsbedrijf met 55 kantoren in 15 landen. We hebben met succes meer dan twee miljoen afgestudeerden opgeleid in Priority-workshops. Onze programma's helpen bedrijven en mensen effectiever te zijn en hun workflow binnen en buiten kantoor te beheren door tools, processen en discipline te bieden. Simpel gezegd - een betere manier om te werken! Klanten variëren van Fortune 500-bedrijven, kleine tot middelgrote bedrijven en overheids-/militaire medewerkers.
Klik hier voor meer informatie over hoe Priority u en uw team kan helpen slim te werken, essentiële managementvaardigheden te ontwikkelen en de competenties om.... Maak het leven en werk beter en gelukkiger!
Comments